Co to jest ochrona wizerunku i na czym polega? Jakie dane obejmuje i czym grozi rozpowszechnianie wizerunku bez zgody? Co na temat ochrony wizerunku mówi prawo? Jeśli szukasz odpowiedzi na chociaż jedno z tych pytań, koniecznie czytaj dalej ten artykuł!

Co to jest wizerunek?

Chociaż wizerunek podlega ochronie na podstawie Uchwały z dn. 4 lutego 1994 roku, to nie znajdziemy tam jego definicji. Według RODO jest to dana osobowa, która będzie stanowiła informację o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Należy mieć na uwadzę, że wizerunek przetwarzany za pomocą technologii biometrycznej, jest chroniony na zasadach wymaganych dla danych szczególnej kategorii. Ponadto bez względu na przepisy Prawa Autorskiego lub RODO, Wizerunek jest chroniony jako dobro osobiste w Kodeksie Cywilnym. 

Czyli zapis video, zdjęcie czy portret, a nawet karykatura, to utrwalony wizerunek, który wymaga zgody na rozpowszechnianie (art. 81. ust.1. prawa autorskiego i praw pokrewnych). 

Rozpowszechnianie wizerunku – co na to RODO?

Rozpowszechnianie wizerunku to nic innego jak udostępnianie go do szerokiego grona osób, czyli upublicznianie. NIe ma tu znaczenia, czy jest to rozpowszechnianie komercyjne, czyli do osiągnięcia korzyści finansowych, czy nie. Dodatkowo, zgodnie z prawem autorskim nie można rozpowszechniać cudzego wizerunku bez zgody osoby na nim przedstawionej.

Nie zrażaj się, jeśli chcesz upublicznić wizerunek np. swojego pracownika na stronie internetowej! Wystarczy, że poprosisz go o zgodę na rozpowszechnianie wizerunku.

Przykłady rozpowszechniania wizerunku to:

• umieszczenie zdjęcia pracownika na stronie www, profilu społecznościowym,
• dodanie zdjęcia pracownika do folderu promocyjnego,
• udostępnienie wideo z wręczania nagród dla pracowników na firmowym YT.

Kiedy wizerunek staje się daną szczególnej kategorii (tzw. daną wrażliwą)? 

Dane biometryczne uznano w Kodeksie Pracy za dane szczególnej kategorii (dane wrażliwe). Wizerunek w szczególnych sytuacjach (np. skan twarzy jako uwierzytelnienie wejścia) można zaliczać do danych biometrycznych, czyli danej o szczególnym charakterze. Taka szczególna ochrona wynika z faktu, iż dane biometryczne są niezmienne i ich wyciek realnie zagraża prywatności.  

Według UODO nie można wprowadzać w firmie czytniki biometryczne do ewidencji czasu pracy, nawet za zgodą takiego pracownika. Jednakże dozwolone jest stosowanie biometrii przy wejściu do pomieszczeń, gdzie przechowywane są informacje poufne i Tajemnice przedsiębiorstwa.

Rozpowszechnianie wizerunku oraz zdjęć

Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku powinna być zebrana w sposób jednoznaczny, dobrowolny i uprzedni. Co ważne – zgoda musi być wyraźna, co oznacza, że nie może zostać zawarta w treści umowy o pracę lub zlecenie. 

Pamiętaj, publikacja bez zgody na rozpowszechnianie wizerunku jest naruszeniem ochrony danych osobowych!

Gdzie umieścić zgodę i klauzule informacyjną na rozpowszechnianie wizerunku?

Zgodę na rozpowszechnianie wizerunku należy umieścić np.:

• w pakiecie dokumentów dla nowych pracowników, 
• pod formularzem zapisu na konferencje,
• pod formularzem zapisu na konkurs.

Zgoda generalnie powinna zostać wyrażona przed rozpowszechnieniem wizerunku. Oczywiście nigdy nie jest za późno, jeżeli wcześniej w firmie nie zbierano zgód, warto natychmiast to nadrobić. 

Do zgody trzeba dołączyć klauzule informacyjną (Politykę prywatności). Klauzula określa, kto jest administratorem, cel przetwarzania, czas przetwarzania, uprawnienia osób których dane dotyczą. 

Zgoda na rozpowszechnienie wizerunku – czy można cofnąć?

Pracownik lub już były pracownik może pisemnie cofnąć zgodę/złożyć sprzeciw na rozpowszechnianie wizerunku. Wtedy jego zdjęcia i wizerunek nie powinny być już więcej wykorzystywane, gdyż nie ma już do tego podstawy. Cofnięcie zgody może mieć dowolną formę (pisemną, ustną lub w mailu).

Po wpłynięciu cofnięcia zgody, należy takie zdjęcia usunąć – w przeciwnym razie pracownik może zgłosić to do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W niektórych przypadkach taka osoba będzie mogła także domagać się odszkodowania na podstawie ochrony wizerunku jako dobra osobistego.

Zgoda na rozpowszechnienie wizerunku – kiedy się kończy?

Zgodnie z RODO rozpowszechnianie wizerunku, na które została wydana zgoda, trwa do czasu, aż osoba udostępniająca ją cofnie. Jeśli jednak zgoda została podpisana na czas określony, to po jego upływie automatycznie wygasa.

Ponadto, należy pamiętać o ograniczeniu czasu przetwarzania tzn. należy przy zgodzie wskazać jaki czas wizerunek będzie rozpowszechniany.

Możliwe jest także rozpowszechnianie wizerunku bez zgody pracownika – przeczytaj artykuł i zobacz kiedy!

Z tego artykułu zapamiętaj:

1. Wizerunek jest daną osobową.
2. Wizerunek jest chroniony jako dana szczególnej kategorii, gdy przetwarzany jest w technologii biometrycznej,
3. Należy odebrać zgodę od pracownika, aby legalnie umieścić jego zdjęcie na stronie www firmy.
4. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku powinna być wyraźna.
5. Przy zgodzie należy umieścić klauzulę informacyjną/politykę prywatności. Należy w niej poinformować o możliwości cofnięcia zgody. 

Potrzebujesz zgłębić swoją wiedzę na temat RODO?

Prawo do kawy to miejsce, gdzie pogłębisz wiedzę m.in. na temat RODO w przystępny sposób. Nasze hasło to: Prawo bez prawniczenia!

Zrób swoją ulubioną kawę i sprawdź, jak możemy Ci pomóc. Wejdż na app.prawodokawy.pl i zobacz, jakie szkolenia online przygotowaliśmy! Wykonasz je w dowolnym miejscu i momencie, a RODO nie będzie miało już przed Tobą tajemnic!